Avtomatizacija delovnih tokov: Izkoriščanje Zapierja in IFTTT za poslovno učinkovitost

V današnjem hitrem globalnem poslovnem okolju je učinkovitost ključnega pomena. Organizacije nenehno iščejo načine za poenostavitev procesov, zmanjšanje ročnih nalog in sprostitev dragocenega časa zaposlenih za bolj strateške pobude. Avtomatizacija delovnih tokov ponuja zmogljivo rešitev, in dve vodilni platformi, Zapier in IFTTT (If This Then That), sta v ospredju te revolucije. Ta obsežen vodnik raziskuje, kako lahko ta orodja preoblikujejo vaše poslovanje, ne glede na njegovo velikost ali lokacijo.

Kaj je avtomatizacija delovnih tokov?

Avtomatizacija delovnih tokov vključuje uporabo tehnologije za avtomatizacijo ponavljajočih se, ročnih nalog in procesov. To lahko sega od preprostih nalog, kot je samodejno shranjevanje e-poštnih priponk, do zapletenih, večstopenjskih delovnih tokov, ki vključujejo več aplikacij. Cilj je odpraviti ozka grla, zmanjšati napake in izboljšati splošno produktivnost.

Zakaj je avtomatizacija delovnih tokov pomembna za podjetja?

• Povečana produktivnost: Avtomatizacija vsakdanjih nalog sprosti zaposlene, da se lahko osredotočijo na dejavnosti z višjo vrednostjo, kar poveča splošno produktivnost.
• Manj napak: Avtomatizacija zmanjšuje človeške napake, kar zagotavlja doslednost in natančnost v poslovnih procesih.
• Izboljšana učinkovitost: Poenostavljeni delovni tokovi vodijo do hitrejših časov izvedbe in izboljšane operativne učinkovitosti.
• Prihranek stroškov: Manj ročnega dela in manj napak se prevedejo v znatne prihranke pri stroških.
• Izboljšana uporabniška izkušnja: Hitrejši odzivni časi in personalizirane interakcije izboljšajo zadovoljstvo strank.
• Razširljivost: Avtomatizacija omogoča podjetjem, da razširijo svoje poslovanje brez sorazmernega povečanja števila zaposlenih.
• Boljše upravljanje podatkov: Avtomatizirani delovni tokovi lahko zagotovijo, da so podatki dosledno vneseni in posodobljeni v različnih sistemih.
• Izboljšana morala zaposlenih: Z odpravo ponavljajočih se nalog lahko avtomatizacija izboljša zadovoljstvo zaposlenih in zmanjša izgorelost.

Zapier proti IFTTT: Podrobna primerjava

Čeprav tako Zapier kot IFTTT ponujata zmožnosti avtomatizacije delovnih tokov, sta namenjena različnim potrebam in primerom uporabe. Razumevanje njunih prednosti in slabosti je ključnega pomena za izbiro prave platforme za vaše podjetje.

Zapier

Zapier je zmogljiva, vsestranska platforma za avtomatizacijo, zasnovana predvsem za poslovne uporabnike. Povezuje na tisoče aplikacij in storitev, kar vam omogoča ustvarjanje zapletenih, večstopenjskih delovnih tokov, imenovanih "Zapi".

Ključne značilnosti Zapierja:

• Obsežna integracija aplikacij: Zapier se ponaša z integracijami z več kot 5.000 aplikacijami, vključno s priljubljenimi poslovnimi orodji, kot so Salesforce, Google Workspace, Microsoft Office 365, Slack in mnogimi drugimi.
• Večstopenjski Zapi: Ustvarite delovne tokove z več sprožilci in dejanji, kar omogoča zapletene scenarije avtomatizacije.
• Transformacija podatkov: Zapier ponuja zmožnosti transformacije podatkov, kar vam omogoča manipulacijo podatkov med pretokom med aplikacijami.
• Napredna logika: Uporabite filtre in pogoje za ustvarjanje delovnih tokov, ki se prilagajajo različnim situacijam.
• Spletni kljuki (Webhooks): Povežite se z API-ji po meri in storitvami z uporabo spletnih kljukov.
• Sodelovanje v ekipi: Sodelujte s člani ekipe pri Zapih in upravljajte uporabniška dovoljenja.
• Robustno spremljanje in poročanje: Spremljajte delovanje Zapov in prepoznajte morebitne težave.

Primeri uporabe Zapierja:

• Marketinška avtomatizacija: Samodejno dodajte nove potencialne stranke iz oglasa na Facebooku v vaš CRM sistem (npr. Salesforce, HubSpot).
• Prodajna avtomatizacija: Ustvarite nalogo v vašem orodju za upravljanje projektov (npr. Asana, Trello), ko je v vašem CRM-ju sklenjen nov posel.
• Avtomatizacija podpore strankam: Pošljite obvestilo na Slack vaši ekipi za podporo strankam, ko je ustvarjena nova zahteva za podporo v vaši službi za pomoč (npr. Zendesk, Help Scout).
• Avtomatizacija e-trgovine: Dodajte nove stranke iz vaše platforme za e-trgovino (npr. Shopify, WooCommerce) na vaš seznam za e-poštni marketing (npr. Mailchimp, Klaviyo).
• HR avtomatizacija: Samodejno dodajte nove zaposlene iz vašega sistema za sledenje kandidatom (ATS) v vaš HR sistem (npr. BambooHR, Workday).

Cene Zapierja:

Zapier ponuja različne cenovne pakete za različne potrebe, vključno z brezplačnim paketom z omejeno funkcionalnostjo. Plačljivi paketi ponujajo več Zapov, večstopenjske Zape, premium integracije aplikacij in druge napredne funkcije. Za podjetja v državah v razvoju so lahko cene na začetku težko upravičljive, zato je nujno skrbno oceniti vrednost in donosnost naložbe (ROI) avtomatizacije.

IFTTT (If This Then That)

IFTTT je uporabniku prijazna platforma za avtomatizacijo, ki je bila sprva zasnovana za osebno uporabo, zdaj pa ponuja tudi poslovne rešitve. Povezuje aplikacije in naprave z uporabo preprostih "Apletov" (prej imenovanih Recepti), ki temeljijo na logiki "Če to, potem tisto".

Ključne značilnosti IFTTT:

• Enostavno ustvarjanje Apletov: Intuitivni vmesnik IFTTT omogoča enostavno ustvarjanje preprostih delovnih tokov avtomatizacije.
• Širok nabor integracij aplikacij: IFTTT se povezuje z raznolikim naborom aplikacij in storitev, vključno s platformami družbenih medijev, pametnimi domačimi napravami in orodji za produktivnost.
• Mobilna aplikacija: IFTTT ponuja mobilno aplikacijo za ustvarjanje in upravljanje Apletov na poti.
• Osredotočenost na potrošniške aplikacije: Čeprav IFTTT ponuja poslovne rešitve, so njegove korenine v potrošniških aplikacijah, zaradi česar je zelo primeren za avtomatizacijo osebnih in življenjskih nalog.

Primeri uporabe IFTTT:

• Avtomatizacija družbenih medijev: Samodejno delite svoje fotografije z Instagrama na Twitter.
• Avtomatizacija pametnega doma: Prižgite luči Philips Hue, ko prispete domov.
• Vremenska avtomatizacija: Prejmite obvestilo, če bo jutri deževalo.
• Avtomatizacija produktivnosti: Shranite vse svoje nove tvite v Google Preglednico.
• Poslovna avtomatizacija: Samodejno pošljite pozdravno e-pošto novim strankam, ki se prijavijo na vašo storitev.

Cene IFTTT:

IFTTT ponuja brezplačen paket z omejenim številom zagonov Apletov in funkcij. Plačljivi paketi ponujajo več zagonov Apletov, hitrejše izvajanje in napredne funkcije. IFTTT Pro ponuja več funkcij in nadzora nad Apleti. Zaradi dostopnejše cene je lahko IFTTT vstopna točka v avtomatizacijo za manjša podjetja ali posameznike v državah z omejenimi viri.

Zapier proti IFTTT: Tabelarični povzetek

Značilnost	Zapier	IFTTT
Ciljna publika	Poslovni uporabniki, razvijalci	Potrošniki, mala podjetja
Kompleksnost	Bolj zapleteni, večstopenjski delovni tokovi	Enostavnejši, enostopenjski delovni tokovi
Integracije aplikacij	Obsežne (5.000+ aplikacij)	Širok nabor, a manj kot Zapier
Transformacija podatkov	Da	Ne
Logika in filtri	Napredno	Osnovno
Cene	Dražje	Dostopnejše
Primeri uporabe	Poslovno kritični delovni tokovi, podatkovno intenzivne naloge	Preproste avtomatizacije, osebna produktivnost

Izbira prave platforme: Dejavniki, ki jih je treba upoštevati

Najboljša platforma za vaše podjetje je odvisna od vaših specifičnih potreb in zahtev. Pri odločanju upoštevajte naslednje dejavnike:

• Kompleksnost delovnih tokov: Če morate ustvariti zapletene, večstopenjske delovne tokove, je Zapier boljša izbira. Če potrebujete le preproste avtomatizacije, je lahko IFTTT zadosten.
• Integracije aplikacij: Prepričajte se, da platforma podpira aplikacije in storitve, ki jih najpogosteje uporabljate. Zapier na splošno ponuja širši nabor integracij.
• Potrebe po transformaciji podatkov: Če morate manipulirati s podatki med pretokom med aplikacijami, so zmožnosti transformacije podatkov v Zapierju bistvenega pomena.
• Proračun: Zapier je na splošno dražji od IFTTT. Pri odločanju upoštevajte svoj proračun.
• Tehnično znanje: Zapier ponuja naprednejše funkcije in možnosti prilagajanja, kar lahko zahteva nekaj tehničnega znanja. IFTTT je bolj uporabniku prijazen in enostavnejši za nastavitev.
• Zahteve glede razširljivosti: Za rastoča podjetja je Zapier zaradi svojih robustnih funkcij in razširljivosti bolj trajnostna rešitev.

Praktični primeri avtomatizacije delovnih tokov v različnih panogah

E-trgovina

• Reševanje opuščenih košaric: Samodejno pošljite e-pošto strankam, ki opustijo svoje nakupovalne košarice, in jih spomnite, da dokončajo nakup. (Tako Zapier kot IFTTT lahko to dosežeta z ustreznimi integracijami za e-trgovino.)
• Obvestila o izpolnitvi naročila: Pošljite strankam samodejne posodobitve o statusu njihovega naročila, od obdelave do pošiljke. (Zapier je za to pogosto boljša izbira zaradi zmožnosti obdelave kompleksnejših podatkov o naročilu.)
• Upravljanje zalog: Posodobite raven zalog v svoji računovodski programski opremi (npr. QuickBooks, Xero) vsakič, ko je opravljena prodaja. (Zapier je zelo primeren za integracije z računovodskimi sistemi.)

Marketing

• Objavljanje na družbenih medijih: Samodejno delite blog objave ali članke na svojih kanalih družbenih medijev. (IFTTT je priljubljen za enostavnejše deljenje na družbenih medijih.)
• Pridobivanje potencialnih strank: Samodejno dodajte nove potencialne stranke iz spletnih obrazcev v vaš CRM sistem. (Zapier se pogosto uporablja za CRM integracije.)
• E-poštni marketing: Segmentirajte svoj e-poštni seznam glede na vedenje strank in pošiljajte personalizirane e-poštne kampanje. (Zapier se lahko za to poveže z različnimi platformami za e-poštni marketing.)

Podpora strankam

• Usmerjanje zahtevkov: Samodejno usmerite zahtevke za podporo ustreznemu agentu glede na vrsto težave. (Zapier se lahko integrira s programsko opremo za pomoč uporabnikom za inteligentno usmerjanje zahtevkov.)
• Predlogi iz baze znanja: Samodejno predlagajte relevantne članke iz baze znanja strankam na podlagi njihovih poizvedb. (Naprednejše integracije pogosto zahtevajo zmožnosti Zapierja.)
• Ankete o zadovoljstvu strank: Samodejno pošljite ankete o zadovoljstvu strank po interakciji s podporo. (Obe platformi lahko obravnavata osnovno avtomatizacijo anket.)

Kadrovska služba

• Avtomatizacija uvajanja novih zaposlenih: Samodejno ustvarite račune in dodelite dostop do potrebnih sistemov za nove zaposlene. (Zapier je običajno potreben za kompleksne procese uvajanja.)
• Upravljanje prošenj za dopust: Avtomatizirajte postopek oddaje in odobritve prošenj za dopust. (Zapier je mogoče konfigurirati za integracije s sistemi za upravljanje človeških virov.)
• Opomniki za letne pogovore: Samodejno pošiljajte opomnike vodjem in zaposlenim o prihajajočih letnih pogovorih. (Obe platformi lahko obravnavata preproste avtomatizacije opomnikov.)

Najboljše prakse za implementacijo avtomatizacije delovnih tokov

Za uspešno implementacijo avtomatizacije delovnih tokov upoštevajte te najboljše prakse:

• Prepoznajte boleče točke: Začnite s prepoznavanjem najbolj časovno potratnih nalog in nalog, pri katerih prihaja do napak, v vašem podjetju.
• Določite jasne cilje: Postavite si jasne cilje, kaj želite doseči z avtomatizacijo.
• Načrtujte delovne tokove: Ustvarite podrobne diagrame obstoječih delovnih tokov, da prepoznate področja za avtomatizacijo.
• Izberite prava orodja: Izberite platformo za avtomatizacijo, ki najbolj ustreza vašim potrebam in proračunu.
• Začnite z malim: Začnite s preprostimi avtomatizacijami in postopoma preidite na bolj zapletene delovne tokove.
• Temeljito testirajte: Pred uvedbo temeljito preizkusite svoje avtomatizacije, da se prepričate, da delujejo pravilno.
• Spremljajte delovanje: Spremljajte delovanje svojih avtomatizacij in po potrebi prilagajajte.
• Usposobite zaposlene: Usposobite zaposlene za uporabo in vzdrževanje novih avtomatizacij.
• Varnostni vidiki: Prepričajte se, da platforme, ki jih uporabljate, izpolnjujejo potrebne varnostne standarde in ustrezno obravnavajo občutljive podatke, zlasti pri delu z globalnimi podatki o strankah in različnimi predpisi o zasebnosti podatkov.
• Prilagajajte se spremembam: Ko se vaše podjetje razvija, bodite pripravljeni prilagoditi svoje avtomatizacije spreminjajočim se potrebam.

Prihodnost avtomatizacije delovnih tokov

Avtomatizacija delovnih tokov se nenehno razvija, poganjajo jo napredki v umetni inteligenci (UI) in strojnem učenju (SU). V prihodnosti lahko pričakujemo:

• Bolj inteligentna avtomatizacija: Avtomatizacija, ki jo poganja UI, bo sposobna obravnavati bolj zapletene naloge in sprejemati odločitve na podlagi analize podatkov.
• Hiperavtomatizacija: Organizacije bodo avtomatizirale vse več procesov po celotnem podjetju, kar bo ustvarilo popolnoma avtomatiziran ekosistem.
• Razvoj s strani državljanov (Citizen Development): Platforme z malo kode in brez kode bodo zaposlenim omogočile ustvarjanje lastnih avtomatizacij, s čimer se bo demokratiziral dostop do tehnologije avtomatizacije.
• Integracija z nastajajočimi tehnologijami: Avtomatizacija delovnih tokov se bo integrirala z nastajajočimi tehnologijami, kot so veriga blokov, internet stvari (IoT) in navidezna resničnost.
• Personalizirana avtomatizacija: UI in SU bosta omogočila ustvarjanje personaliziranih izkušenj avtomatizacije za posamezne uporabnike.

Zaključek

Avtomatizacija delovnih tokov je zmogljivo orodje za podjetja vseh velikosti, ki ponuja znatne koristi v smislu produktivnosti, učinkovitosti in prihrankov pri stroških. S skrbno oceno vaših potreb in izbiro prave platforme lahko odklenete polni potencial avtomatizacije in preoblikujete svoje poslovanje. Ne glede na to, ali se odločite za robustne zmožnosti Zapierja ali uporabniku prijazno preprostost IFTTT, je sprejetje avtomatizacije delovnih tokov ključen korak k doseganju večjega uspeha na današnjem konkurenčnem globalnem trgu. Ne pozabite dati prednosti razumevanju svojih trenutnih procesov, postavljanju jasnih ciljev in premišljeni implementaciji, da povečate donosnost naložbe in se izognete nenamernim posledicam.